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自动一体化办公方案
时间:2011-8-27  编辑:  点击:788

 

自动一体化办公方案—清远瑞美达办公设备管理

办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation,缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化,而办公自动化则包括更广泛的意义,即包括网络化的大规模信息处理系统。

办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。

通常办公室的业务,主要是进行大量文件的处理,起草文件、通知、各种业务文本,接受外来文件存档,查询本部门文件和外来文件,产生文件复件等等。所以,采用计算机文字处理技术生产各种文档,存储各种文档,采用其它先进设备,如复印机、传真机等复制、传递文档,或者采用计算机网络技术传递文档,是办公室自动化的基本特征。

办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策,发布指示,除了文档上的往来之外,更深层的工作,实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析,从而做出决策,并将决策作为信息传向下级机构或合作单位,或业务关联单位。

OA(办公自动化)技术分为三个不同的层次:第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用,一般称之为事务型办公自动化系统。

随着三大核心支柱技术:网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟,世界上的OA已进入到新的层次,在新的层次中系统有四个新的特点:
(1)集成化。软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了“无缝集成”的开放式系统。
(2)智能化。面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动,如:汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,辅助决策及处理意外等。
(3)多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。
(4)运用电子数据交换(EDI)。通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。

显然办公自动化这一人机系统,人,机,缺一不可。而设备方面,硬件及必要软件都需齐备。 我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统,是人类进入信息时代后的一种新慨念 办公自动化(简称为OA--Office Automation),是一个不断成长的概念,是利用先进的科学技术(主要是计算机技术),使办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中,由办公室人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统;其目的是尽可能充分利用现代技术资源与信息资源,提高生产效率、工作效率和工作质量,辅助决策,以取得更好的效果。

正象当初铁犁的出现埋葬了奴隶制一样,网络定会将办公室掀个底朝天。OA将从一个技术性的术语鱼跃天池,带来一种内部管理的革命。摆在办公室桌前的,将不再有事务性的劳动,只剩下两个字:“创造”!变革管理模式

在传统等级森严的层次管理中,信息的交流经过了层层过滤。办公室只与自己业务密切相关的部分有联系,企业内的各种信息被分成了一个个孤岛。网络化的OA资源开放、信息共享的特点,将会把这一个个孤岛联成一片大陆,实现信息一对多、多对一的瞬间响应,使信息的传导模式出现多元化的趋势,比如信息的垂直传导、双向传导、横向传导等--这就为目下正流行的"扁平式管理"提供了可能性。

同时,OA的一个基本要求是流程化、标准化,这对于矫正管理中随意现象、混乱现象以及官僚主义也有莫大的好处。

扩大办公区域

传统办公室受条件限制,往往就集中在一个房间里。网络化的办公室不仅由房间走向大楼,还可能扩展到城市各地甚至世界各地,办公室人员通过互联网络进行协调和合作。比如许多行业内部建立起来的专用网、微波网,就实现了跨地区的合作。甚至,有人预言,现代网络技术将会有越来越多的虚拟办公室出现:企业拥有员工和客户,但没有实实在在的办公室,办公室就是网络,网络就是办公室。这种办公场地扩大,为跨地区、跨国公司的管理提供了充分的保障。

降低管理成本

微软在1997至1998年一年里,通过这种办公室的革命,微软总计至少节省了4000万美元,包括纸材料的节约,更重要的是事务处理时间费用的降低:传统事务处理每次交易145美元,而电子事务处理每次则低于5美元。--比尔·盖茨没有说出的另一句话是,OA对中间环节的削减,必然地减少了人员成本。尽管这对于微软来说可能已经没有多少水分可挤。

据报道,惠普(中国)基于网络化的"新一代工作环境"试运行的两个月,就比以前至少节省了三分之一以上的办公经费。

当然,虚拟办公室是最理想化的节约成本模式,房产、差旅等方面的支出都可以降到最底限度,尽管这种模式现在看来还不太可能立即实现。

激发个体创造力

OA的宗旨是通过过程的流程化、交流的自由化以及反应的即时化,将人从繁琐的事务、森严的等级、刻板的环境中解放出来,最大限度的释放人的创造力。

微软认为,受尊重的应该是创造力,而不是级别。由于OA程度非常高,所以,每个员工不必要成天围着主管转。没有什么比面对虚拟更令人感到平等。只有在这种虚拟中,人的创造力才会被极大地激发出来。比尔·盖茨认为"坏消息"总是从电子邮件中传来--在微软,这种交流被习惯称为"电子邮件文化"。

惠普(中国)的总裁孙振耀说:"普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时,心理距离也将会逐渐缩小,实现现代企业倡导的’扁平式管理’,真正达到’总裁身边无新闻’。"

信息处理的节奏不仅取决于外部传递速度,而且在相当程度上,还取决于内部对信息的反应速度。就象城市间的邮递时间,在很大程度上取决于目标城市到客户之间的效率。在目前的电子商务中,配送、信誉、市场等都引人注目,但企业的内部管理是否适应电子商务就没大有人在意,或者只注意到了管理措施的革新,没有注意内部管理的信息化与电子商务的要求是否匹配。于是就出现了电子商务的信息流到了企业之后,快捷的优势一下子被消磨殆尽的现象。如果把互联网看作是电子商务的外部条件,那么,企业内部管理模式的信息化就是内部条件。能不能孵出鸡来,不能仅盯着老母鸡屁股的温度,关键还要看那蛋是不是可造之材。

去年热炒了一阵子的ERP(企业资源管理),今天好象变成了一枚哑炮。其原因不在于ERP本身,而在于我们没有修起跑ERP这辆火车的铁路。如果说ERP是一个企业内部运行规则、定式,那么OA正是体现、完成这个定式的前提和具体的流程表现--任何管理都是体现在办公室中的。如果不能利用OA打破传统的管理制度和管理方式,那么ERP就无用武之地;ERP不成功,电子商务就找不到与企业的接口。企业只有自身信息化,才有发展电子商务的可能。

而许多企业的领导人则认为电子商务主要是与生产有关的原料的购进、产品的卖出以及市场的开拓,只注意到了网络信息对降低原料、推广成本的作用,却没有意识到当市场这一外在环境透明后,企业竞争力的源泉就是内部管理的成本降低。也就是说,表现在办公室里的内部管理的信息化才是电子商务的内核!  办公自动化是指在行政机关工作中,是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。 我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为:利用先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。
办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation,缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化,而办公自动化则包括更广泛的意义,即包括网络化的大规模信息处理系统。
办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。
通常办公室的业务,主要是进行大量文件的处理,起草文件、通知、各种业务文本,接受外来文件存档,查询本部门文件和外来文件,产生文件复件等等。所以,采用计算机文字处理技术生产各种文档,存储各种文档,采用其它先进设备,如复印机、传真机等复制、传递文档,或者采用计算机网络技术传递文档,是办公室自动化的基本特征。
办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策,发布指示,除了文档上的往来之外,更深层的工作,实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析,从而做出决策,并将决策作为信息传向下级机构或合作单位,或业务关联单位。 这些都需要办公自动化的辅助。
人是系统第一因素,即办公室主要因素是工作人员,包括各种人员,除了传统办公室的角色外,现在又要加部分管理设备的专业技术人员,例如,计算机工程师,其它设备维护人员等。
技术设备,计算机是另一因素。 设备中有各种机器,如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等,这些设备统称为硬设备,或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件,例如,计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等,这些将在其它章节详述。
显然办公自动化这一人机系统,人,机,缺一不可。而设备方面,硬件及必要软件都需齐备。 我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统,是人类进入信息时代后的一种新概念。

【办公自动化技术三个层次】

  OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统,使办公信息的流通更为合理,减少许多不必要的重复输入信息的环节,以期提高整个办公系统的效率。一体化、网络化的OA系统的优点是,不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效,而且也有利于和外界的信息沟通,使信息通信的范围更广,能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信,并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。

  第一个层次 OA(办公自动化)技术分为三个不同的层次:第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用,一般称之为事务型办公自动化系统。 办公事务OA中,最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包,包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据,以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性,以便扩大应用范围,提高其利用价值。 此外,在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统,如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统(如全文检索系统)、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面,使用计算机替代人工处理的工作日益增多,如订票、售票系统,柜台或窗口系统,银行业的储蓄业务系统等。 事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作,是直接面向办公人员的。为了提高办公效率,改进办公质量,适应人们的办公习惯,要提供良好的办公操作环境。

  第二个层次 信息管理型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加,在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统,是把事务型(或业务型)办公系统和综合信息(数据库)紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如,在政府机关,这些综合信息包括政策、法令、法规,有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息;一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息;公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位,为了优化日常的工作,提高办公效率和质量,必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上,构成信息管理型的OA系统。

  第三个层次 决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息,针对所需要做出决策的课题,构造或选用决策数字模型,结合有关内部和外部的条件,由计算机执行决策程序,作出相应的决策。 随着三大核心支柱技术:网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟,世界上的OA已进入到新的层次,在新的层次中系统有四个新的特点:



▲(1)集成化。软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了“无缝集成”的开放式系统。

▲(2)智能化。面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动,如:汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,辅助决策及处理意外等。

▲(3)多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

▲(4)运用电子数据交换(EDI)。通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。

办公自动化,主要指office系列产品
word、excel、powerpoint幻灯、现在要求高了,可能涉及基本的网络操作,比如浏览器使用、搜索、ibm lotus电子论坛、邮件等等

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